ORGANISATIE
LUCA School of Arts is een creatieve hub voor bijna 5.000 mensen: meer dan 4.000 studenten en 800 collega’s. Aan hen biedt LUCA een onderwijs- en onderzoeksomgeving om hun creatief talent verder te ontplooien. Dat doen we via opleidingen hoger onderwijs in het brede domein van de kunsten, en via artistiek onderzoek, ingebed binnen een geassocieerde Faculteit Kunsten aan KU Leuven. LUCA heeft campussen in vier steden: Gent, Brussel, Leuven en Genk.
LUCA School of Arts is lid van de Associatie KU Leuven.
We geloven dat kunst en design op tal van manieren impact heeft op de maatschappij en de wereld. Respect en integriteit bepalen onze grondhouding, diversiteit en duurzaamheid beschouwen we als een troef, en kwaliteit is onze drijfveer.
Momenteel maken we werk van de rol van LUCA als actor in de maatschappij, van de ontsluiting van onze multicampusrealiteit tot een netwerk, van de evolutie van de vijf oorspronkelijke opleidingsinstituten tot een gezamenlijk laboratorium, en van het inspelen op opleidings- en onderzoeksvragen uit de buitenwereld.
FUNCTIE
Als medewerker van het campusteam sta je samen met je collega’s mee in voor de permanentie van een uitstekende dienstverlening aan het onthaal. Bij het uitoefenen van deze front-office rol heb je als eerste aanspreekpunt voor onze (potentiële) studenten, medewerkers, externen, … een ware ambassadeursfunctie voor LUCA campus C-mine. In back-office zal het accent van je takenpakket verschillen afhankelijk van de functie waarvoor je solliciteert. Ofwel ondersteun je vooral de onderwijs- en studentenadministratie op de campus, ofwel ondersteun je de campusbibliothecaris in het verder ontwikkelen van de campusbibliotheek die haar uitstekende collecties zo efficiënt mogelijk ten dienste stelt van haar diverse gebruikers.
Functie en verantwoordelijkheden
Je zorgt voor een professioneel en warm onthaal voor studenten, medewerkers en externen.
Je staat in voor een correcte informatieverstrekking via mail, telefoon of aan de balie, zowel in het Nederlands als in het Engels.
Je hebt een goede kennis van de interne werking zodat je snel juist kan doorverwijzen.
Je verzorgt mee de eerstelijns dienstverlening voor bibliotheekbezoekers: uitlenen, verlengen, reservaties, uitleg over kopiëren/printen, …
Je zorgt mee voor de praktisch-organisatorische ondersteuning van campusactiviteiten.
Jij en je collega’s zijn binnen het campusteam elkaars back-up voor de permanentie aan het onthaal en het opvangen van piekmomenten in administratieve of andere taken.
Als medewerker onderwijsadministratie-onthaal zorg je daarnaast ook voor:
ondersteuning bij administratieve taken zoals bijv. de voorbereidingen van de examencommissies, het opvolgen van de inschrijvingen van de studenten;
het verzamelen en verwerken van gegevens op een correcte manier in SAP en andere administratieve databases van LUCA;
verdere professionalisering waar nodig;
deelname aan teamoverleg en occasioneel procesmeetings binnen LUCA.
Als medewerker bibliotheek-onthaal zorg je daarnaast ook voor:
het verstrekken van inlichtingen met betrekking tot het gebruik van gedrukte en online informatiebronnen. Je verwijst naar de relevante informatiebronnen bij inhoudelijke vragen;
informatiebemiddeling en gebruikersadministratie;
de administratieve opvolging van circulatie, attenderings- en boeteadministratie en verloren materialen;
de orde van de open-rek collectie, het terugplaatsen van boeken, …;
catalografie: de formele ontsluiting van nieuwe werken in het bibliotheeksysteem Alma;
het opmaken van bestelbonnen in het boekhoudkundig systeem;
verdere professionalisering en netwerken door het bijwonen van studiedagen en opleidingen.
PROFIEL
Je hebt minstens een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
Je beschikt over sterke administratieve vaardigheden en de nodige ICT-competenties. Je bent vertrouwd met de courante informaticatoepassingen.
Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden, bent klantgericht en gaat respectvol om met anderen.
Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels.
Je werkt graag samen in team en hebt een open houding in overleg, maar kan ook zelfstandig werken.
Je beschikt over de nodige overleg– en onderhandelingscapaciteiten.
Je bent iemand die werk ziet, initiatief neemt en met een collegiale ingesteldheid collega’s ondersteunt bij administratieve en operationele taken. Je kan in teamverband afspraken maken over verdeling en organisatie van het werk.
Je werkt nauwkeurig, georganiseerd en oplossingsgericht, met zorg voor een kwaliteitsvol eindresultaat.
Je bent organisatorisch sterk en werkt planmatig met een sterk analytisch en probleemoplossend vermogen, je anticipeert op situaties.
Naast het beschikken over de gevraagde kennis, ben je bereid blijvend te werken aan de ontwikkeling van je professionaliteit en expertise.
Je bent loyaal ten aanzien van de opdracht, de missie, visie en het beleidsplan van de Hogeschool.
Bijkomend voor medewerker onderwijsadministratie-onthaal:
je hebt bij voorkeur ervaring in een gelijkaardige functie;
je hebt bij voorkeur kennis van de werking van het hoger onderwijs;
ervaring in het opzoeken en verwerken van gegevens in SAP is een pluspunt.
Bijkomend voor medewerker bibliotheek-onthaal:
een bijkomende bibliotheekopleiding strekt tot aanbeveling;
je hebt bij voorkeur ervaring met het werken in een academische bibliotheek gespecialiseerd in audiovisuele en beeldende kunsten;
kennis van de ALMA bibliotheeksoftware is een groot pluspunt;
je hebt aantoonbare kennis van en interesse in audiovisuele en beeldende kunsten.
AANBOD
Medewerker onderwijsadministratie-onthaal (vervangingscontract – 50%)
Medewerker bibliotheek-onthaal (onbepaalde duur – 50%)
Locatie: campus C-Mine Genk.
Beide functies zijn combineerbaar.
Je komt in een mooie, inspirerende omgeving terecht met een warme, collegiale sfeer.
LUCA biedt een voltijdse statutaire tewerkstelling aan in het ambt van ATP (B 11 barema), ingangsdatum begin maart 2025.
Deze voltijdse tewerkstelling is opdeelbaar naar 50% - 50%.
De vervangingsopdracht loopt tot en met 08/09/2025, verlenging mogelijk. De andere aanstelling in 50% is van onbepaalde duur.
Wij bieden je een aantal bijkomende voordelen, zoals 100% terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een onkostenvergoeding voor mobiliteit in functie van dienstverplaatsingen, fietsvergoeding, voordelen en kortingen via Samenaankoop KU Leuven en de Lerarenkaart, gunstige aansluitingsvoorwaarden hospitalisatieverzekering, interessante verlofregeling, en interessante opleidingsmogelijkheden.
Meer informatie over de salarisschalen is te vinden op de website van de Vlaamse overheid (ond.vlaanderen.be).
INTERESSE?
Meer informatie is te verkrijgen bij Lut Beerten, campusmanager: lut.beerten@luca-arts.be
Met vragen over de procedure kan je terecht bij personeelsdienst@luca-arts.be
Solliciteren kan tot en met 23 februari 2025 ten aanzien van LUCA School of Arts, dienst HR via CV Warehouse.
De kandidaatstelling bevat een dossier bestaande uit:
een motivatiebrief met daarin oa een duidelijke vermelding voor welke functie je solliciteert
een curriculum vitae waaruit ook duidelijke de computerkennis blijkt
een attest van diploma (desgevallend een gelijkwaardigheidsverklaring)
Enkel volledige dossiers worden aanvaard.
Het sollicitatiegesprek vindt plaats op campus C-Mine , op vrijdag 28 februari 2025.
Indien je niet wordt weerhouden in deze functie, wordt er een werfreserve aangelegd van 1 jaar voor gelijkaardige functies. Jouw persoonsgegevens worden enkel verzameld en verwerkt met jouw toestemming en in het kader van werving en selectie. We contacteren je bij nieuwe vacatures, je beslist dan zelf of je op gesprek komt.
Aanstelling via beslissing van het Directiecomité rekening houdend met het advies van de selectiecommissie.