ORGANISATIE
Bond Beter Leefmilieu (BBL) verenigt, versterkt en vertegenwoordigt natuur- en milieuverenigingen in Vlaanderen. Samen met hen en andere milieubewuste koplopers willen we de dag realiseren waarop iedereen in Vlaanderen leeft zonder nog te wegen op het milieu, de natuur en onze gezondheid.
Ben jij een geboren gastgever, die bezoekers en klanten van Bond Beter Leefmilieu onthaalt met een glimlach of correct te woord staat aan de telefoon? Ben je de ondersteunende kracht die in team zorgt voor een nauwkeurige opvolging van algemene administratie? Neem jij graag het heft in handen om ons gebouw tiptop te houden en onze zalenverhuur in goede banen te leiden? Dan ben jij de Office medewerker die wij zoeken!
FUNCTIE
Als Office medewerker maak je deel uit van het Ondersteunend team van Bond Beter Leefmilieu, aangestuurd door de Zakelijk directeur. Je werkt in tandem met de Administratief - & HR-medewerker (payroll) (50%). Samen verzorgen jullie onthaal-, administratieve - , en andere office taken. Andere collega’s waar je dagelijks mee samenwerkt zijn de andere Administratief en HR-medewerker (soft HR); de Financieel medewerker en de ICT medewerker. Samen met hen zorg je voor het onthaal van bezoekers; het onderhoud van de infrastructuur en ondersteuning van diverse activiteiten van BBL en haar medewerkers.
Onthaal en administratie
Je verzorgt het onthaal en maakt bezoekers wegwijs.
Je beheert de in- en uitgaande post, e-mail (info@bblv.be) en dispatching van de telefoongesprekken om een vlotte interne en externe communicatie te garanderen.
Je staat in voor de verzending van brieven, uitlenen van materialen aan medewerkers, beheren van dienstverplaatsingen (treintickets, Cambio- en Blue Bike ritten., enz.)..
Je ondersteunt interne vergaderingen en events, zoals de Bestuursvergadering en Algemene vergadering, persconferenties, personeelsfeesten, enz.
Je beheert gegevens van o.a. leveranciers in het CRM-systeem.
Je staat je collega’s in het ondersteunende team en de zakelijk directeur bij in het opvolgen van diverse administratieve taken.
Logistiek en infrastructuur
Je beheert de orde en het onderhoud van het secretariaatsgebouw, het meubilair en de kantooruitrusting
opmaken van planning voor interne taken collega’s (opruim lunchruimte, vullen vaatwas, enz.)
opvragen van offertes
opvolgen van onderhoudscontracten (lift, verwarming, enz.)
opvolgen van externe dienstverleners (bijv. poetsdienst)
beheren en plannen van herstellingen
Je staat in voor het voorraadbeheer van kantoormateriaal en catering.
Je bouwt netwerken uit met leveranciers en dienstverleners om op een efficiënte manier de juiste keuze te maken bij het uitbesteden van bepaalde administratieve en logistieke taken.
Zaalverhuur
Je verzorgt de zaalverhuur van BBL2Meet:
Je bent het aanspreekpunt voor de zaalhuurders.
Je boekt vergaderzalen en zorgt voor de contracten.
Je verzorgt de catering (broodjes bestellen; dranken zoals koffie en thee maken).
Je zorgt dat de vergaderzalen tijdig klaar staan.
Je ondersteunt de huurders bij het gebruik van de ICT (wifi, digitale schermen, enz.).
Je werkt aan externe promotie van ons aanbod.
PROFIEL
Je bent vertrouwd met administratie, onthaal en gebouwbeheer, hetzij door jouw opleiding, hetzij door ervaring.
Je bent klantvriendelijk en behulpzaam.
Je hebt sterke schriftelijke en communicatieve vaardigheden.
Je werktaal is Nederlands. Goede kennis van Engels en Frans strekt tot aanbeveling.
Je werkt zorgvuldig en nauwgezet.
Je kan goed plannen en organiseren en werkt proactief. Mogelijke problemen zie je tijdig aankomen en je bent voldoende flexibel om snel bij te sturen waar nodig.
Je hebt een grote verantwoordelijkheidszin en focust op oplossingen en resultaten.
Je kan goed zelfstandig werken en plannen, maar draait ook goed mee in een team.
Een breed en soms veranderlijk takenpakket schrikt je niet af.
Je bent stressbestendig.
Je bent vertrouwd met MS Office en internettoepassingen; ervaring met Google Apps strekt tot aanbeveling.
Je bent bereid om zeer occasioneel avondwerk te doen (bijv. bij de Algemene vergadering)
Je bent bereid om bij te leren.
AANBOD
We bieden je een halftijds contract van onbepaalde duur aan, met onmiddellijke indiensttreding.
In een halftijds uurrooster werk je 17,5 uur per week i.p.v. de traditionele 19 uur. Het uurrooster wordt bepaald in overleg met de andere 50% administratief medewerker, maar wordt bij voorkeur ingevuld in volledige i.p.v. halve dagen.
Het halftijdse brutoloon is afhankelijk van relevante ervaring: zonder anciënniteit verdien je € 1.314 bruto, met bijvoorbeeld 5 jaar anciënniteit € 1.424 bruto.
Je ontvangt een volledige 13e maand (eindejaarspremie) en vakantiegeld in juni.
Je ontvangt maaltijdcheques van € 6 per gewerkte dag.
Je werkt in het centrum van Brussel, in de Europese wijk, die makkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt 100% terugbetaald. Fietsers kunnen rekenen op een fietsvergoeding van € 0,35/km.
Je krijgt 10 dagen wettelijke vakantie + de wettelijke feestdagen.
Bijkomend betaald verlof: extra feestdag op 11 juli; extralegale vakantiedagen tussen Kerstmis en Nieuwjaar (collectieve sluiting); bijkomende brugdagen bij feestdagen die vallen op dinsdagen of donderdagen.
We zijn flexibel in de toekenning van tijdskredieten en ouderschapsverlof.
Je hebt recht op betaald sociaal verlof bij ziekte van je kinderen of partner en bij medische onderzoeken overdag (2,5 dagen/halftijds regime).
Occasioneel telewerken in rustigere periodes is mogelijk.
Je krijgt ruimte om je capaciteiten verder te ontplooien via opleidingen.
Je maakt deel uit van een enthousiast, gedreven en kwalitatief hoogstaand team.
Je krijgt de kans je te bekwamen in een sector met grote maatschappelijke relevantie.
INTERESSE?
Vertel ons dan waarom jij de geknipte kandidaat bent voor deze functie. Stuur je motivatiebrief en cv, allebei als bijlage, ten laatste op 25 september 2024 naar solliciteren@bblv.be, ter attentie van Miranda Vankerk, zakelijk directeur. Zet je naam in de titel van de documenten en geef in het onderwerp van je mail ook duidelijk aan dat je solliciteert voor de functie van Office medewerker. Voor meer inlichtingen over deze vacature kan je contact opnemen met Miranda Vankerk, Zakelijk directeur, via miranda.vankerk@bblv.be of 02 282 17 45.
Bond Beter Leefmilieu wil een werkomgeving creëren waarin mensen met verschillende perspectieven en achtergronden zich thuisvoelen. We moedigen dan ook iedereen aan om te solliciteren. We zijn geïnteresseerd in je kwaliteiten, ongeacht je genderidentiteit, seksuele oriëntatie, etnisch-culturele achtergrond, nationaliteit, geloof, functiebeperking,... Heb je een vraag over toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden? Contacteer ons: mail naar solliciteren@bblv.be of bel naar 02 282 17 20.