ORGANISATIE

De UGent is een open, pluralistische en maatschappelijk geëngageerde universiteit. Onze universiteit is meer dan 200 jaar oud, biedt meer dan 200 opleidingen aan en voert onderzoek in tal van wetenschappelijke disciplines. We zijn een vrijhaven voor durfdenkers en dwarsliggers.

→ Lees meer over onze missie

FUNCTIE

Internationalisering is een prioriteit binnen de Faculteit Economie en Bedrijfskunde en neemt verschillende vormen aan: uitgaande uitwisseling van FEB studenten via Erasmus, inkomende uitwisseling van studenten afkomstig uit onze partner instellingen, gastlessen van buitenlandse professoren in het kader van Internationalisation@Home, studiereizen van onze studenten naar het buitenland, missies van FEB collega’s naar buitenlandse instellingen … en nog veel meer. Beleidsmatig worden al deze activiteiten gecoördineerd door de collega’s van het FEB International Office (IO) in nauwe samenwerking met de onderwijsdirecteur. Als administratief medewerker Internationalisering ben je in nauw overleg met de facultaire studentenadministratie verantwoordelijk voor de administratieve, organisatorische en financiële ondersteuning van deze activiteiten.  Bijkomend zal je ook betrokken worden bij de hieraan gerelateerde uitvoerende taken zoals onthaal van studenten, samenwerken met de centrale dienst Afdeling Internationalisering, organisatie events, enz. 

• Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers en studenten rond internationalisering, zowel front- als backoffice;

• Je staat in voor het verwerken van de nominaties en aanvraagdossiers;

• Je begeleidt studenten voor, tijdens en na hun uitwisseling op informatief, administratief en algemeen welzijn vlak;

• Je volgt de uitwisseling op en stelt samen met de student een studieprogramma samen; 

• Je organiseert een warm onthaal voor studenten bij de start van de semesters: organiseren welcome day, infosessie, enz.;

• Je bent verantwoordelijk voor de studentenadministratie van dossiers met een internationale component;

• Je werkt samen met de andere diensten binnen de FDO zoals de stagedienst, kwaliteitsondersteunende dienst, enz.;

• Je werkt samen met de centrale dienst Afdeling Internationalisering;

• Je biedt ondersteuning bij andere (financieel) administratieve taken volgens noodwendigheden.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met prof. dr. Frederik Gailly via Frederik.Gailly@UGent.be (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online).

PROFIEL

Kennis en ervaring

• Je hebt kennis over en bij voorkeur ervaring met de internationale aspecten van het hoger onderwijs en de internationale uitwisselingsprocessen voor studenten en academisch personeel en vertoont hiervoor een uitgesproken interesse;

• Je hebt ervaring met de opvolging van administratieve en organisatorische processen en kan je snel inwerken;

• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels (zowel mondeling als schriftelijk). Kennis van andere talen is een sterk pluspunt;

• Je hebt een vlotte kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, SharePoint …);

• Ervaring met de toepassingen Oasis en SAP is een pluspunt;

• Kennis van de opleidingsprogramma’s van de faculteit Economie en Bedrijfskunde is een pluspunt;

• Ervaring met in het buitenland wonen, studeren en/of werken is een meerwaarde.

 Vaardigheden en attitudes

• Je bent een stressbestendige multitasker; je kan switchen tussen administratieve en organisatorische taken;

• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en je bouwt vlot nieuwe professionele relaties uit. Je gaat gemakkelijk om met cultuurverschillen;

• Je werkt oplossingsgericht, detecteert knelpunten en formuleert oplossingen;

• Je kan zeer zelfstandig werken maar ook goed functioneren in teamverband;

• Je hebt een hart voor internationalisering en je werkt aan eigen expertiseontwikkeling;

• Je werkt nauwgezet en correct;

• Je volgt regels, richtlijnen en procedures en je respecteert genomen beleidsbeslissingen;

• Je kan accuraat en gestructureerd rapporteren, zowel in het Nederlands als in het Engels;

• Je bent bereid je flexibel op te stellen (oa. aangepast takenpakket opnemen in functie van de noden van andere studentgerelateerde diensten).

AANBOD

Je wordt tewerkgesteld met een vervangingsovereenkomst voor een periode van 1 jaar (met kans op verlenging) in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je: 

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)

• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat

• gunstige pensioenvoorwaarden

• een hospitalisatieverzekering

• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer

• ecocheques

• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden

• een mooie werk-privé balans

• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

• Departement: Faculteit Economie en Bedrijfskunde; EB58 - Facultaire dienst Onderwijsondersteuning Economie en Bedrijfskunde 

• Tewerkstellingspercentage: 50% - tijdelijke functie

• Solliciteren kan tot en met 04-02-2025 (DD/MM/YYYY)

INTERESSE?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.

Bezorg ons ten laatste op 04-02-2025 om 23.59 uur de volgende documenten:

• Je cv

• Je motivatiebrief

• Een kopie van je diploma

• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.