ORGANISATIE
De Universiteit Gent zet in op levenslang leren. Met levenslang leren wordt een breed gamma aan initiatieven bedoeld, van postgraduaten over kort- en langlopende opleidingen (incl. webinars en e-learnings) tot studiedagen en microcredentials. Door in te zetten op levenslang leren wil de UGent een compagnon de route zijn voor iedereen die wil blijven leren. Om dit vorm te geven binnen de faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen werd The Ghent Health Academy for Lifelong Learning (The GHALL) opgericht. Onder deze overkoepelende academie vallen heel wat initiatieven, waaronder de Academy for Rehabilitation Sciences (ACREHAB), die zich toelegt op het organiseren van navormingsactiviteiten voor zorgprofessionals binnen de kinesitherapie, fysische geneeskunde, ergotherapie, logopedie en audiologie. We zijn op zoek naar een medewerker voor The GHALL die in hoofdzaak de voorzitter en programmamanager van ACREHAB ondersteunt en een aanspreekpunt is voor lesgevers, studenten en andere stakeholders.
Je staat in voor de financiële, administratieve, logistieke en operationele organisatie van vormingsactiviteiten. Je werkt hiervoor nauw samen met medewerkers van The GHALL en ACREHAB in het bijzonder.
FUNCTIE
Jouw taken:
Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse financiële administratie en boekhouding: aankoop- en verkoopfacturen en onkostennota’s verwerken, bestellingen plaatsen in SAP, openstaande crediteuren opvolgen.
Je bent het aanspreekpunt voor deelnemers en lesgevers en staat in contact met leveranciers. Je voert helpdesktaken uit zoals telefonisch/via e-mail klanten bijstaan bij bestellingen, beantwoorden van vragen betreft betalingen (o.a. met KMO-Portefeuille), het opmaken van facturen en creditnota’s, etc.
Je staat in voor de logistieke en operationele organisatie ter voorbereiding en ter afhandeling van onze vormingsactiviteiten: opleidingslokalen reserveren, accreditatie en KMO aanvragen, elektronisch leerplatform beheren, accommodatie lesgevers vastleggen, drukwerk opvragen bewerken en bestellen, catering bestellen, , vormingsbonnen aanmaken, deelnemerscertificaten, opstellen, draaiboeken opmaken, …
Je staat in voor een klantgericht en professioneel onthaal tijdens navormingen: host voor lesgevers en deelnemers met ondersteuning tijdens de opstart/afsluiting van de navorming, waarbij je onder meer instaat voor het klaarzetten van de les- en pauzeruimtes, opstellen van signalisatie, ontvangen en opstellen van de catering, en registratie van aanwezigheden.
Je bent regelmatig aanwezig op vormingen wat ervoor zorgt dat je flexibel bent op vlak van beschikbaarheid, ook soms ‘s avonds en in het weekend.
Bij dit alles zorg je ervoor dat de uitrol van deze initiatieven levenslang leren volgens het facultaire kader gebeurt. Bij de functie heb je oog voor vereenvoudiging en digitalisering van de administratieve processen.
Occasionele taken:
Taakoverschrijdend samenwerken met andere ATP-leden en fungeren als back-up voor bepaalde taken van medewerkers in functie van workload en piekmomenten.
De functie-invulling is dynamisch zodat een accuraat antwoord kan geboden worden op nieuwe ontwikkelingen en (ad hoc) noden binnen het domein van levenslang leren.
Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Prof. Jessica Van Oosterwijck via Jessica.VanOosterwijck@UGent.be vul telefoonnummer in (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online).
PROFIEL
Kennis en ervaring
Je hebt ervaring in een financiële en/of administratieve functie en dit voorkeur in de onderwijscontext.
Je hebt een goede kennis van courante ICT-toepassingen zoals Microsoft 365, (Outlook, MS Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, OneDrive).
Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels (schriftelijk en mondeling).
Je bent in het bezit van een wagen/rijbewijs.
Relevante ervaring binnen een universitaire of vormingsgerichte context is een pluspunt.
Affiniteit met het werkveld van gezondheids(zorg)beroepen is een meerwaarde.
Kennis van softwareprogramma’s zoals SAP en elektronische leerplatform(en) is een pluspunt.
Vaardigheden en attitudes
Je hebt zin om levenslang leren verder mee uit te bouwen tot een herkenbaar en goed draaiend instituut. Je bent overtuigd van de meerwaarde en noodzaak van ‘levenslang leren’.
Je werkt klant- en resultaatgericht.
Je beschikt over goede sociale vaardigheden en werkt vlot samen met collega’s, lesgevers en andere stakeholders.
Je werk planmatig, gestructureerd en efficiënt met oog voor detail.
Je verwerft snel inzicht in administratieve en financiële procedures en hebt goede ontwikkelde vaardigheden op het vlak van plannen en organiseren.
Je bent stressbestendig, georganiseerd en sterk in timemanagement. Het naleven van strakke deadlines gaat je goed af.
Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een sterke werkethiek.
Je hebt zin voor initiatief, je zoekt proactief naar verbeteringsmogelijkheden en bent creatief in het realiseren ervan.
Je bent hands-on, beschikt over een sterk probleemoplossend en organiserend vermogen.
Je bent in staat om meerdere taken onder beperkte supervisie uit te voeren.
Je bent communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent flexibel ingesteld, kan je soepel aanpassen aan variërende werklast doorheen het academiejaar en je bent bereid om buiten de kantooruren te werken vermits navormingen ook op zaterdagen en ’s avonds kunnen doorgaan.
Je staat open voor feedback en zoekt naar kansen voor verdere groei en ontwikkeling.
AANBOD
Departement: Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen; GE58 - Facultaire dienst Onderwijsondersteuning Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen
Tewerkstellingspercentage: 50% - contract van onbepaalde duur
Solliciteren kan tot en met 04-05-2025 (DD/MM/YYYY)
Je wordt tewerkgesteld met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.
De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).
Daarnaast krijg je:
36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
gunstige pensioenvoorwaarden
een hospitalisatieverzekering
terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
ecocheques
een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
een mooie werk-privé balans
ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …
INTERESSE?
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.
Bezorg ons ten laatste op 04-05-2025 om 23.59 uur de volgende documenten:
Je cv
Je motivatiebrief
Een kopie van je diploma
Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)
Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.
We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.
Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.