ORGANISATIE

Zorg jij altijd voor een perfecte ontvangst voor je gasten? Ben je een enthousiasteling die oog heeft voor iedereen? En heb je een passie voor cultuur en musea? Dan ben jij allicht de collega die we zoeken. 

GUM & Plantentuin willen een inkijk geven in hoe wetenschappers denken en werken. We zijn een ‘Forum voor Wetenschap, Twijfel & Kunst’ dat bezoekers, wetenschappers, kunstenaars en studenten wil verbinden en uitdagen tot kritisch denken. Dit alles gevoed, geïnspireerd door en met grote zorg voor de waardevolle academische erfgoedcollecties van de Universiteit Gent. Om deze bijzondere missie te vervullen, zijn we op zoek naar een nieuwe collega.
Als Onthaalmedewerker GUM & Plantentuin speel je een sleutelrol in de gastvrije ontvangst van bezoekers. Als eerstelijnsmedewerker draag je de waarden van GUM & Plantentuin uit en zorg je ervoor dat alle bezoekers, in alle diversiteit, zich welkom voelen en een vlot bezoek mogen ervaren. Samen met je collega’s zorg je ervoor dat het onthaal en shop als een geoliede machine draaien. 

FUNCTIE

Je bent onder meer verantwoordelijk voor: 

• Het verzorgen van een hartelijke ontvangst van alle bezoekers, zo nodig aangepast aan de specifieke doelgroep (bv. gezinnen met kinderen, scholen, toeristen, anderstalige nieuwkomers, doven en slechthorenden, doelgroepen die extra ondersteuning vragen, etc.).

• De eerstelijnscommunicatie met bezoekers en leveranciers; via mail, telefoon en aan het onthaal.

• De afhandeling van ticketverkoop en museumshopverkoop en bijhorende administratie en rapportage.

• De ontvangst en ondersteuning van gidsen, hospitality-medewerkers en jobstudenten.

• Het openen, opstarten en afsluiten van het museum, museumshop, publieke ruimtes, serres en Plantentuin.

• Het ordelijk, toegankelijk en uitnodigend houden van de onthaalzone en de circulatieruimtes van GUM en Plantentuin. 

• De correcte administratieve en financiële afhandeling van alle transacties. 

• De uitbating van de museumshop.

• Het uitvoeren van (onthaalgerelateerde) administratieve en logistieke (backoffice-)taken, zoals bestellingen uitvoeren voor de museumshop, correct registreren van groepsboekingen, opmaken van planningen en briefingen, voorraadtellingen, opstart /afsluiten en begeleiding van zaalverhuur en events,…

Als onthaalmedewerker draai je mee in een variabel werkschema, dat je samen opstelt en afstemt met je twee vaste collega’s en je leidinggevende. Dit betekent regelmatig weekendwerk (als deeltijds medewerker is dat ca. 1x/maand, vooral op zaterdagen) en occasioneel zondag- en avondwerk. Ook word je ingezet op feestdagen en UGent sluitingsdagen (bv. Gentse Feesten). Je werkdagen kunnen variëren van vrij korte dagen (bv. enkele uren) tot vrij lange dagen (van opening t.e.m. sluiting museum), en van drukke periodes tot rustigere periodes. Zaterdagwerk wordt gecompenseerd met een halve vrije dag. 

Je komt terecht in een team van meer dan 30 gedreven collega’s die een hart voor het GUM & Plantentuin hebben. Je komt terecht in het Team Uitbating en werkt direct samen je onthaalcollega’s, de onthaaljobstudenten, de logistieke medewerkers, de collega verantwoordelijk voor groepsboekingen en zaalverhuur en uiteraard de collega’s van de Publiekswerking. 

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Willem Dedobbeleer, Hoofd Zakelijk Beheer & Uitbating via willem.dedobbeleer@ugent.be of 09/264.49.31. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

PROFIEL

Kennis en ervaring

• Ervaring in een onthaalfunctie of klantgerichte functie van een culturele organisatie is een groot pluspunt.

• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands, Engels en Frans. Het beheersen van andere talen is een pluspunt.  

• Je kan vlot overweg met digitale toepassingen. 

• Ervaring met het werken in een database is een pluspunt. 

• Ervaring met moeilijk te bereiken doelgroepen is een pluspunt. 

• Kennis van EHBO en veiligheidspreventie is een pluspunt. 

 Vaardigheden en attitudes

• Je houdt van musea en cultuur en kan die liefde delen met bezoekers. 

• De bezoeker staat altijd voorop, je ontvangt die altijd met de glimlach. 

• Je communiceert helder, direct en klantgericht. 

• Je luistert naar de behoeften en kan passende oplossingen bieden. 

• Je hebt sterke sociale vaardigheden. 

• Je functioneert prima in team en kan samen goede afspraken maken.

• Je bent flexibel, in functie van je planning (incl. weekend- en  vakantiewerk) en de taken die je opneemt. 

• Je denkt inclusief en hebt graag iedereen aan boord. 

• Je bent integer, discreet en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel. 

• Je bent stipt, accuraat en je hebt een scherp oog voor detail. 

• Je hebt oog voor de veiligheid van de bezoekers en medewerkers en de beveiliging van het museum. 

• Je kan omgaan met onverwachte situaties en klachten op een professionele manier. 

• Je kan rustig en professioneel blijven tijdens drukke periodes of bij moeizame interacties met bezoekers.  

AANBOD

• Departement: Universiteitsdienst Onderwijs en Onderzoek; Onderzoek 

• Tewerkstellingspercentage: 50% - tijdelijke functie

• Solliciteren kan tot en met 18-02-2025 (DD/MM/YYYY)

Je wordt tewerkgesteld met een vervangingsovereenkomst (in eerste instantie wellicht voor 2 jaar met nadien kans op verlenging) in functieklasse C. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)

• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat

• gunstige pensioenvoorwaarden

• een hospitalisatieverzekering

• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer

• ecocheques

• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden

• een mooie werk-privé balans

• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

INTERESSE?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van hoger secundair onderwijs.

Bezorg ons ten laatste op 18-02-2025 om 23.59 uur de volgende documenten:

• Je cv

• Je motivatiebrief

• Een kopie van je diploma

• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.